TÜRKAN ÖKÇÜN
Yazı İşleri Müdürü
E-Posta: yaziisleri@akdeniz.bel.tr
Telefon: (0324) 336 65 83 / 115

Yazı İşleri Müdürünün Görev, Yetki Ve Sorumlulukları:

 

Yazı İşleri Müdürlüğü: 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu,  2006/9809  sayılı   Bakanlar  Kurulu  kararı  ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile ‘’Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esasların Yürürlüğe Konulması Hakkındaki Kararı” ve 5393 sayılı Belediyeler Kanununun 48. maddesi gereğince Belediye Başkanına veya Başkan Yardımcısı kanalı ile Belediye Başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir. Evrak akışının düzenlenmesi ve arşivlenmesi, meclis ve encümen toplantı hazırlıklarının yapılması, alınan kararların yazılması ve ilgili yerlere iletilmesi işlemlerini yürürlükteki mevzuat hükümlerine göre yürütmekle görevlidir.

 

1) Stratejik plana uygun olarak yıllık bölüm bütçesinin belirlenmesini ve gerçekleşmesini sağlamak.

2)Harcama Yetkilisi olarak, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük, ve  yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasından ödeneklerin etkili,  ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur.

3)Harcama Yetkilisi olarak, bütçede öngörülen ödenekleri kadar harcama yapmakla  sorumlu olup; harcama talimatı ile bütçesinden harcama yapabilir, yetkinin devredilmesi durumunda idari sorumluluğu devam eder.

4)Personelin gerekli eğitim ihtiyacını belirleyerek İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü’ne iletmek ve planlanan eğitimlere ilgili personelin katılımı sağlamak.

5)Sorumluluğu  altındaki  tüm   işleri  ve  çalışanları denetlemek,  astlarının  arasında  ve  görevinin

gerektirdiği tüm birimlerle gerekli koordinasyonu kurmak.

6)Harcama yetkilisi olarak, bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini  görevlendirmek. Ödeme emri belgesi düzenlemek ve bunun yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne bildirilmesini sağlamak.

 

 

7)Harcama Yetkilisi olarak her yıl iş ve işlemlerin tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını, uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli  güvenceyi sağladığını, kontrol düzenlemelerine  ve mevzuata uygun bir şekilde  gerçekleştirildiğini, verilen bilgilerin doğruluğunu içeren   İç Kontrol Güvence  Beyanını düzenlemek ve Birim Faaliyet Raporuna eklemek.  

8)İç ve Dış  mali denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak.

9)Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile ilgili Mevzuat çerçevesinde gerçekleştirme görevlilerinin iş ve işlemleri doğru yaptırmalarını sağlamak ve  kontrol etmek. 

10)Bütçelerden  bir  giderin yapılabilmesi için  iş, mal  veya  hizmetin  belirlenmiş usul ve  esaslara

 uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onay-

lanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş  olduğunu kontrol etmek.

11)Müdürlüğe gelen ve müdürlükten çıkan evrakların kayıt altına alınmasını sağlamak.

12)Bu yönetmelikte belirtilen Müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak,

13)Birimini Başkanlığa karşı temsil eder. Yazı İşleri Müdürlüğü’nün görev ve sorumlulukları alanına giren konuları Belediye Başkanı ve/veya Belediye Başkan Yardımcısı’ndan gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek. Ayrıca çalışma alanı ile ilgili tüm mevzuatı izlemek, personeline duyurmak ve müdürlük çalışmalarında uygulanmasını sağlamak,

14)Birim görevlileri arasında görev bölümü yapmak, personelin izin planını yapmak, hastalık, rapor, doğum, ölüm gibi nedenlerle görevinden ayrılan personelin yerine bir başkasını görevlendirmek, hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak, çalışma koşullarını iyileştirmek ve prensipler koymak,

15)Müdürlüğün harcamaları ile ilgili Harcama Yetkilisi görevini yerine getirmek,

16)Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını, devam ve devamsızlıklarını izlemek; müdürlüğün çalışma konuları ile ilgili olarak diğer kurum ve kuruluşlarla iş birliği kurmak,

17)Müdürlük servislerinin plan ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında işbirliği, uyum ve denge ortamının sağlanması, personelin performans durumunu izlemek, değerlendirmelerden sonra gerek görmesi halinde ceza ve mükâfat için üst makamlara teklifte bulunmak, 

18)Çalışma veriminin arttırılması amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak,

19)Biriminde takım ruhunu geliştirecek ve toplu başarıların artmasını sağlayacak yeni çözümler üretmek,

20)Müdürlüğe ait bütün kısımların çalışmalarını izlemek, faaliyetlerini denetlemek, varsa aksaklıkları gidermek ve gerekli direktifleri vermek,

21)Müdürlüğün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak veya hazırlattırmak, hazırlanan çalışma raporunu başkanlığın onayına sunmak ve hazırlanan bu çalışma programına göre sevk ve idareyi temin etmek,

22)Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek,

23)Müdürlüğün kuruluşuna ve yaptığı görevlere ilişkin ileriye dönük hedefleri belirlemek, Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kesin kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler arasından son ve kesin seçim yapmak,

24)Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek,

25)Başkanlığa Bağlı birimlerden Meclis ve Encümende görüşülmesi için sevk edilen evrakların kontrolünü yapmak, Meclis ve Encümen gündemini Başkanlık adına hazırlamak,

26)Meclis veya Encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili Müdürlükçe giderilmesini sağlamak,

27)Diğer kurum, kuruluş ve kişilerden gelen evrakların, ilgililerine havale edilmesini sağlamak,

28)Diğer Kurum, Kuruluş ve kişilere gidecek evrakların, gönderilmesini sağlamak,

29)Müdürlüğe ait yönetmelik, yönerge,  genelge gibi resmi gazetede yayımlanmayan her türlü mevzuat ve değişiklikleri, Kamu Mevzuat Sistemine kaydedilmek üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü’ne bildirmek,

Müdür: Görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlığına karşı sorumludur. Başkanlık Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.

 

(1) Meclisle İlgili Görev Ve Sorumlulukları:

1)Belediye Meclisinde alınan tüm kararlar için Yasa ve Yönetmeliklerde belirtilen şekil ve süre içerisinde gerekli işlemler yapılır.

2)Başkanlık Makamı’nın emir ve direktifleri doğrultusunda; toplantı gündeminin tespiti ile ilgili olarak, Meclis toplantısı öncesinde tüm Daire Müdürleri ile yazışma yapmak,

3)Mecliste görüşülmesi gereken konular, istemde bulunan Müdürlüğün bağlı bulunduğu Belediye Başkan Yardımcısı tarafından incelendikten sonra, Meclis Başkanlığı adına yazılan bir yazıyla Başkanlık Makamına sunulduktan sonra, Başkanın havalesi ile Yazı İşleri Müdürlüğü’ne gönderilen evrakın yine Başkan’ın emir ve direktifleri doğrultusunda Meclis gündemine alınmasını sağlamak,

4)Meclis toplantı tarihi, yeri, saati ve gündem maddelerinin, Yasada belirtildiği şekilde hazırlanmasını sağlamak, en az üç gün önceden Özel Kalem Müdürlüğü ile birlikte telefon, e-mail, SMS veya faks yolu, Zabıta Müdürlüğü ile gündemin imza karşılığı teslim edilerek Meclis üyelerine bildirmek, ayrıca bu konudaki Başkanlık duyuru ve çağrısını çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını sağlamak,

5)Belediye Yasası ve diğer Yasalara göre Meclise gönderilen evrakların, takip işlemlerini Yasalarda belirtilen şekil ve koşullara uygun olarak, süresi içerisinde sonuçlandırılmasını sağlamak, (Birimlerce önerilen konuların yasa, tüzük, yönetmelik hükümlerine göre olduğu açıkça belirtilmiş olması gerekir.)

6)Meclis üyelerinin, Meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirlemek amacıyla her birleşim için, üzerinde toplantı tarihi ile Meclis üyelerinin isimleri bulunan  listeleri oluşturarak yoklama yapmak oluşturulan bu listelere göre hazırlanan puantaj ile Meclis Üyesi Huzur haklarının ödenmesini sağlamak,

7)Bir önceki meclis toplantısında alınan Meclis kararlarını, sonraki ilk gelen Meclis toplantısında Meclis üyelerine dağıtmak,

8)Meclis toplantılarının yapılabilmesi için, toplantı sırasında ihtiyaç duyulabilecek her türlü malzemeyi toplantı salonuna götürmek, Meclis salonu ve görevlilerinin organizesini yapmak ve toplantıların sağlıklı bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak,

9)Meclis işleyişinin, görüşmelerinin, kararlar alma şekil ve yöntemlerinin kanun ve yönetmelik hükümleri dâhilinde yapılmasını sağlamak,

10)Meclisten İhtisas Komisyonlarına havale edilen evraklar hakkında ilgili birimi bilgilendirmek, İlgili dosya veya evrakı Komisyonu toplamak üzere komisyon Başkanına teslim etmek,

11)Meclis kararlarının yazılması, Meclis Başkanı ve Kâtiplere imzalatılması, onaylatılması ve konularına göre ilgili Müdürlüklere gönderilmesini sağlamak,

12)Büyükşehir Belediye Başkanlığı ve Kaymakamlığa gönderilmesi gereken Meclis karar ve evrakları hazırlamak, yasaların belirlediği zaman içerisinde göndermek,

13)Meclis kararları kesinleştikten sonra, karar özetlerini hazırlamak, halkın bilgilendirilmesi amacı ile Belediyenin internet sitesinde yayınlanmasını ve belediye ilan tahtasına asılmak sureti ile duyurulmasını sağlamak,

14)Meclis evraklarının düzenli olarak kayıt ve arşivleme işlemlerini yapmak,

15)Meclis çalışmaları ve müzakerelerini tutanak haline getirmek ve bu tutanakları müdürlük arşivinde süresi içerisinde saklamak,

 

Görevli Personel; İş ve işlemlerin yürütülmesinden, hatalı karar yazımından ve her türlü evrak kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur. Üst Yöneticilerinin mevzuat hükümlerine uygun olarak verdikleri diğer görevleri de yapmak zorundadır.

 

(2) Encümenle  İlgili Görev Ve Sorumlulukları:

1)Encümende, sadece Başkan tarafından havale edilen evraklar görüşülebilir. Encümen evrakları havale tarihinden en fazla yedi gün sonrasına kadar görüşülmelidir. Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmaması esastır.

2)Toplantı yerinin, gün ve saatinin Encümen üyelerine duyurulmasını sağlamak,

 

3)Daire Müdürlüklerinin; Encümende görüşülmek üzere Başkanlık Makamınca havale olunan tekliflerini teslim almak, Encümen gündemini oluşturmak; gündem konularını anlaşılır bir dille, açık ve öz olarak yazmak,

4)Encümen toplantılarına katılmak, Encümen salonu ve görevlilerin organizesini yapmak, Encümen toplantılarının sağlıklı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak,

5)Gündeme alınan konuları ve encümence bu konular hakkında alınan kararları Encümen karar defterine yazmak, karar defterinin Encümen Başkan ve üyeleri tarafından imzalanmasını sağlamak,

6)Encümen toplantılarında ihtiyaç duyulabilecek her türlü malzemeyi toplantı salonunda hazır bulundurmak,

7)Encümende verilen kararları numaralandırarak, metin haline getirmek ve karar metninin Encümen Başkan ve üyeleri tarafından imzalanmasını sağlamak, yazılan karar metinlerinin ilgili birimlere zamanında ulaştırılmasını sağlamak, Encümen kararına katılmayan üyelerin, karara katılmayış nedenlerini karar metnine ve karar defterine aynen yazmak ve imzalattırmak,

8)Encümen evraklarının kayıt ve arşivleme işlemlerini yapmak,

9)2886 sayılı Devlet İhale Kanunu’na göre yapılacak ihalelerin hazırlıklarının takibini yapmak ve ihalenin yapılmasında Encümen üyelerine yardımcı olmak,

10)Başkanlıktan, Encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili servise iletilmesini sağlamak,

11)Encümen üyeleri aylık ödenekleriyle ilgili olarak, Encümen toplantı tarihleri ve bu toplantılara katılan üyelerle ilgili yazışma yapılarak aylık ödeneklerini almalarını  sağlamak,

Görevli Personel; İş ve işlemlerin yürütülmesinden, hatalı karar yazımından ve her türlü evrak kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur. Üst Yöneticilerinin mevzuat hükümlerine uygun olarak verdikleri diğer görevleri de yapmak zorundadır.

 

(4)  Gelen ve Giden Evrak Kayıt Birimi  Görev ve Sorumlulukları:

 

1)Belediye’ye gelen her türlü evrak ve dilekçeleri kayıt ettikten sonra, Başkanlık Makamından sevk ve havalesini yaptırarak, havale edilen birimlere zimmet karşılığında zamanında ulaştırılmasını sağlamak,

 

 

2)Gerek kurum içi, gerekse kurum dışı birim ve kişilerden gelen gizlilik dereceli evrakların, mahsus gizli evrak defterine kayıtlarını yaparak ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak,

3)Belediye’ye verilen dilekçelerin ilgili Birimlerin zamanında cevabının verilmesi ile ilgili takibini yapmak,  birimler tarafından zamanında cevabı verilmeyen dilekçelerle ilgili, Müdürüne bilgi verip gecikmeye mahal veren Müdürlüğün uyarılmasını sağlamak,

4)Belediyeden giden evrakların kayıt işlemlerinden sonra, elden teslim edilmesi gereken evrakların kurum, kuruluş ya da kişilere zimmet karşılığı teslim edilmesini sağlamak,

5)Posta ile gönderilecek evrakları posta zimmet fişine kaydederek, Müdürlük isteğine göre adi, taahhütlü ve iadeli-taahhütlü olarak yasal süresi içerisinde PTT.' ye zimmet karşılığı teslim edilmesini sağlamak,

6)Resmi posta pullarının miktar ve tutar olarak harcamalarını takip etmek ve bunlarla ilgili hesabı tutarak, harcama sonrasında alınan avansı kapatarak mahsup işlemlerini yapmak,

7)Başkanlıktan gönderilecek telgrafları zaman kaybetmeden ve mesai saati gözetmeden anında gönderilmesini sağlamak ve telgraflarla ilgili avansı takip etmek,

8)Posta ile gönderilecek pul için avans almak suretiyle PTT.den temin etmek ve harcamaların sonunda mahsup belgelerini zamanı içerisinde Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndererek ön ödeme ile ilgili mahsubun yapılmasını sağlamak,

Görevli Personel; İş ve işlemlerin yürütülmesinden, hatalı evrak kayıtlarından ve her türlü evrak kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur. Üst Yöneticilerin mevzuat hükümlerine uygun olarak verdikleri diğer görevleri de yapmak zorundadır.