DESTEK HİZMETLERİ MÜDÜRLÜĞÜ


ALİ GEZEGEN

Destek Hizmetleri Müdürü


  1. Alım, Satım, Hizmet, Yapım, Kira, Trampa mülkiyetin gayri aynı hak tesisi ve taşıma işlerinin Yürürlükteki D.İ.K, Yürürlükteki Kamu İhale Kanunu, Yürürlükteki Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Devlet İhaleleri Genelgesi, Yönetmeliği ve İ Cetveli, hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi gerçekleştirilmesi ambarın işletilmesi Belediyenin gelir- gider bütçeleri hareketlerinin, malzeme hareketlerinin takibi Belediyenin tüm demirbaş takibi yıl sonu tadatlarının yapılması eskimiş, kırılmış kullanılmaz durumda olanların demirbaştan düşürülmesi gibi konularda faaliyetlerini sürdürür. Belediyeye ait tesis, bina, teçhizatların güvenliğini sağlamak amacı ile gerekli hizmetleri satın alma, faaliyetlerinin yürütmek, uygulamak, geliştirmek ve sürekliliğini sağlamak.
  2. Belediye hizmet binalarının genel temizliğini, bakımını, onarımını, tesisat işlerini, asansör işletimini, kaloriferlerin düzenli yakılmasını, araç havuzunu, yönetsel ve teknik süreçleri günün koşullarına göre en iyi şekilde iyileştirerek gerçekleştirmek.
  3. Akdeniz Belediyesine bağlı birimlere, ilgili yasa ve yönetmelikler uyarınca verilecek hizmetlerin ifası için gerekli demirbaş malzeme, müstehlik malzeme, giyecek, yakacak, basılı kağıt, kırtasiye, vasıta araç ve iş makineleri, tıbbi cihaz ve ilaç gibi gerekli malzemeleri dairelerinin teklifi ve Mali Yılı Bütçelerinde tahsis edilen ödenekler dahilinde, yürürlükte bulunan ilgili yasa, yönetmelik ve kararnameler uyarınca temin ederek muayenesini yaptırmak ve ilgili birime teslim etmek yanı sıra, edinilen demirbaş ve tüketim maddelerinin kayıt ve saklanmasını ve Belediyenin görmekte olduğu iş ve hizmetler için kullanılmakta olan stok durumlarının izlenmesini sağlamak.

    İhaleli İşler Şefliği’nin Görev ve Yetkileri:   

4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 22/d maddesi dışındaki Belediyemizin tüm mal, hizmet ve yapım işleri ihaleleri Destek Hizmetleri Müdürlüğü bünyesinde bulunan İhaleli İşler ve Kesin Hesap Şefliği tarafından yürütülmekte olup yapılan işler aşağıdaki gibidir:

  1. Çok sık değişen ihale mevzuatını takip edip değişikliklerin uygulanmasını denetlemek,
  2. Müdürlüklerce hazırlanan ihale dokümanlarını (şartname dosyaları) incelemek, mevzuata uyumlu hale getirilmesini denetlemek ve sağlamak,
  3. Tüm müdürlüklere teknik destek sağlamak, gerektiğinde ihale dokümanları dosyası hazırlanmasına destek olmak,
  4. Müdürlüklerden gönderilen ihale dokümanları dosyasına göre EKAP üzerinden ihale ilanı yayınlatmak.
  5. İlan metninin mevzuatta ön görülen süre ile yayınlanmasını takip etmek,
  6. Rekabet ortamı oluşturmak üzere İlan metninin mevzuatta zorunlu duyuru şekli dışında duyurulmasını sağlamak ( Belediye internet sitesinde duyurmak)
  7. Gerektiğinde düzeltme ilanı yapmak,
  8. İhale dokümanlarını çoğaltmak, CD ye kopyalamak, internet ortamında yayınlamak
  9. İhale mevzuatına uygun olarak ilanın yayınlanmasından sonra en geç 3 gün içinde ihale komisyonu üyelerine incelemeleri için ihale dokümanlarının suretlerini vermek, e-mail adreslerine göndermek,
  10. İhale komisyonu üyelerine görevlendirme onayı ve ihale tarihini tebliğ etmek,
  11. İhale dokümanlarına itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen süre de itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
  12. İhale dokümanlarına itiraz halinde gerektiğinde zeyilname düzenlemek,
  13. İhaleye girmek isteyenlere ihale dokümanlarını satmak,
  14. Pazarlık usulü ihalelerde teklif alınacak isteklilere davet mektubunu göndermek,
  15. Verilen teklifleri tutanakla teslim almak,
  16. Teklif zarfı içine suret belge koymak isteyen isteklilerin asıl belgelerini kontrol ederek suret belge üzerine aslı görülmüştür kaşesi basıp onaylamak,
  17. İhale saatine kadar verilen tüm teklifleri tutanakla ihale komisyonuna teslim etmek,
  18. İhaleden sonra teklif zarfına konulmuş asıl belgeleri isteyen isteklilere belgelerin suretlerini alarak asılları iade etmek,
  19. İhalede değerlendirme dışı kalan ve ilk iki sırada bulunmayan isteklilerin geçici teminatlarını iade etmek,
  20. İhale teklif zarfı içinde isteklilerce sunulan yeterlik belgelerinin incelenmesinde İhale komisyonuna yardımcı olmak,
  21. İsteklilerden sundukları belgeler veya teklifleri ile ilgili açıklama istenmesi gerekmesi halinde, yazışmaları yapmak ve süreyi takip etmek,
  22. Kesinleşen ihale kararını ve değerlendirme dışı kalan isteklilerin değerlendirme dışı kalış gerekçelerini mevzuatta ön görülen 3 gün içinde ihaleye teklif veren tüm isteklilere tebliğ etmek,
  23. Kesinleşen ihale kararına karşı itiraz olması halinde mevzuatta ön görülen sürede itirazın cevaplandırılmasını takip etmek,
  24. İtiraza karşı verilen cevabın isteklilerce uygun bulunmayıp Kamu İhale Kurumu'na itirazen şikayette bulunulması halinde, İhale dokümanlarının ve teklif zarflarının suretlerinin çıkarılarak verilen süre içinde Kamu İhale Kurumuna iletmek,
  25. İhalenin iptalinin gerekmesi halinde iptal ilanı hazırlayıp, ilan ettirmek,
  26. Kesinleşen ihale kararına itiraz olmaması halinde itiraz süresinin bitiminden itibaren üç gün içinde ihale üzerinde kalan istekliye sözleşmeye davet yazısını tebliğ etmek,
  27. Sözleşmenin imzalanmasından sonra sözleşme dosyasını İlgili Müdürlüğe göndermek,
  28. Sözleşmenin imzalanmasından sonra ikinci sıradaki isteklinin geçici teminatını iade etmek,
  29. İhale sonuç ilanı hazırlayıp yayınlatmak,
  30. İhale sonuç formu düzenleyip Kamu İhale Kurumu'na göndermek,
  31. İhale bilgi formlarını Belediyemiz internet sitesinde duyurmak,
  32. 4735 sayılı Kamu ihaleleri Sözleşme Kanununa göre sözleşme işlemlerini ilgili müdürlüklerin imzalanmasına sunmak.
  33. İhale Komisyonu tarafından yapılacak ihalelerin organizasyonunu sağlamak.
  34. Bölümün evrak işlemlerini gerçekleştirmek.
  35. Bölümün TKY çalışmalarını gerçekleştirmek.
  36. Bölümü ile ilgili yürüteceği tüm çalışmaların öncesinde bölüm müdürüne bilgi vermek.
  37. Sorumluluğu altındaki tüm işleri, çalışanları denetlemek ve gerekli yönlendirmeleri yapmak.

    Satın alma Şefliği’nin Görevleri:

    1. Satın alınacak, üretilecek ve tamir ettirilecek tüm malzemeler için gerekli idari ve teknik şartnameyi kullanan veya talep eden birimlere hazırlatmak veya temin etmek.
    2. Belediyemiz harcama birimleri tarafından talep edilen mal, hizmetler ve yapım işi mevcut yasa ve yönetmelikler temin etmek.
    3. Birimlerden gelen ihtiyaç taleplerini cins, miktar, vasıf ve kapasite yönünden kontrole tabi tutmak.
    4. Temin edilen demirbaş ve tüketim malzemelerinin kayıt ve saklanmasını sağlamak.
      1. Belgeleri incelemek ve irdelemek,
      2. Dayanıklı taşınır kaydını yapmak ve dayanıklı taşınır sayısını vermek,
      3. Ödeme için muhasebe yetkilisine bildirmek,
      4. Demirbaş numarasını ilgili birime zimmetle bildirmek,
      5. Tüketilen sarf malzemeleri için TİF ( Taşınır İşlem Fişi ) düzenlemek,
      6. Yılsonu sayımını yapmak; eksiklik ve fazlalıkları saptamak,
      7. Sayım raporu ve sonuçlarını denetlemek,
      8. Sayım sonucu raporunu Encümene bildirmek,
      9. Dayanıklı taşınıra ilişkin sayım sonucu raporunu, Belediye başkanının talimatıyla ilgili yere göndermek.
    1. Piyasadan temin edilen malzemenin teknik şartnameler uyarınca muayene ve kabul komisyonları ile muayenelerini yaptırmak ve bedellerinin ödenmesi için ilgili birimlere tahakkuklarını yaptırmak.

 

b) Satın alma Şefliği Bünyesindeki İdari ve Ayniyat Ünitesinin Görev, Yetki ve Sorumluluğu

  1. Şefliğe ait yazışmaların yapılması, dosyalanması ve korunması; Şeflik personelinin özlük işlemlerinin izlenmesi ve gereksinim duyulan demirbaşlar ile kırtasiye ve araç gereçleri temini ve kayıtlarının tutularak korunması ile ayrıca yetkili tarafından verilecek diğer işleri izlemekle görevlidir.
  2. Müdürlüğün kuruluş amacı doğrultusunda şef tarafından kendisine tevdi edilen görevlerin yerine getirilmesinde tüm personel ile işbirliği halinde çalışır.
  3. Belediyenin tüm birimlerine alınan demirbaş ve tüketim maddelerinin kaydedilmesini, yılsonu sayımının yaptırılmasını, sayım sonuçlarının Belediye Encümeni ile mevzuat hükümleri ve Başkanlıkça talimat verilen ilgili yere bildirilmesini sağlamakla görevli ve yetkilidir.
  4. İlgili Yasa ve Yönetmelikler uyarınca, ihale edilmesinde fayda görülmeyen ve süreklilik arz etmeyen her tür ihtiyaçların temini maksadı ile piyasa araştırması yapmak, teklif almak ve satın alma evraklarını tamamlayarak akabinde istihkakların ödenmesi için gerekli işlemleri yapmak ve yaptırmakla görevlidir.
  5. İlgili yasa ve yönetmelikler uyarınca ithalatı gereken malzeme ve malların temini maksadı ile yaklaşık maliyeti tespit etmek, teklif almak, ilanlarını yapmak, ithalat dosyalarını hazırlayarak şartname ve mukavelelerini hazırlamak sureti ile dosyaları tekemmül ettirir. İthal edilen malzemelerin akreditif, yurda nakil ve ithalat muameleleri ile buna benzer işlemleri yapar. Sigortalarını yaptırır ve yurtdışından temin edilen malzemelerin muayenelerini yaptırarak kredili alımlarda dış borç ödemelerini ilgili Müdürlüklerle diyalog halinde izlemekle görevlidir.


İdari İşler Şefliği’nin Görevleri:   

  1. Araç havuzunu yönetmek
  2. Hizmet binasının elektrik, telefon, sıhhi tesisat, asansör, kalorifer işlevlerinin montaj, bakım ve onarımını yapmak ya da yaptırmak ayrıca bu nitelikteki personeli bulundurmak,
  3. Bina genel temizliğini yapmak,
  4. Danışma memurluğu işlevinin eksiksiz yerine getirilmesini organize etmek, bu konu ile ilgili Zabıta Müdürlüğü ile koordineli çalışmak,
  5. Araçlar için kart sistemini oluşturmak,
  6. Hizmet binalarının gece ve gündüz güvenliklerini sağlamak,
  7. Asansör işletimini, güvenliğini sağlamak,
  8. Danışma memurluğunda çalışan memurların, temsil yeteneklerinin geliştirilmesi, belediye ile ilgili bilgilerle donatılması ve iç güvenliği sağlayıcı niteliklere sahip olması için, bu memurları zaman zaman hizmet içi eğitime tabi tutmak,
  9. İç güvenliği ile gece güvenliğini disiplinli bir şekilde planlamak ve düzenlemek. Güvenlik görevlerinin denetimi için kaydedici saatler kullanmak. Güvenlik personelinin ani denetimine önem vermek,
  10. Hizmet binalarının daha iyi temizlenmesi için yeni önlemler almak,
  11. Hizmet binasında kurulan yemekhane, kantin, çay ocağı, ayakkabı boyacısı, bayan ve erkek berberi gibi sosyal servislerin temiz ve düzenli çalışmasını organize etmek,

             Belediye Hizmet Binalarındaki Görevlilerin Yetki ve Sorumlulukları:

  1. Şefliğe gelen ve Şeflikten giden evrakın kaydedilerek ilgililere teslimini sağlamak,
  2. Hizmet binalarındaki iç ve dış hatlar iletişimi aksamadan sağlamak,
  3. Havuzdaki araçların düzenli seyrini sağlamak,
  4. Hizmet binalarının elektrik, telefon, asansör, sıhhi tesisat, fotokopi, kalorifer işlevlerinin düzenli işleyişini gerçekleştirmek,
  5. Danışma memurluğu işlevinin, düzenli ve disiplinli olarak yerine getirilmesi ortamını oluşturmak,
  6. Hizmet binalarının temizliğinin en iyi biçimde yapılmasını sağlamak,
  7. Yetkili, görev ve çalışmaları yönünden Şefliğe karşı sorumludur. Ayrıca Şef tarafından mevzuat hükümlerine uygun verilen diğer görevleri de yapar.